Finis les casse-têtes liés aux notes de frais et aux indemnités kilométriques. Découvrez comment automatiser le suivi de vos frais kilométriques pour vous simplifier la vie, gagner du temps et optimiser la gestion de vos dépenses professionnelles.
Qu’est-ce que le suivi des frais kilométriques ?
Le suivi des frais kilométriques est une démarche qui consiste à enregistrer et contrôler les distances parcourues par les collaborateurs lors de leurs déplacements professionnels. Il permet de calculer les indemnités kilométriques dues aux salariés, qui viennent compenser leurs dépenses liées à l’utilisation de leur véhicule personnel pour le compte de l’entreprise.
Pour établir ces indemnités, on utilise généralement un barème fixé par l’administration fiscale, qui prend en compte la puissance fiscale du véhicule, le nombre de kilomètres parcourus et d’autres paramètres tels que le carburant utilisé ou les émissions de CO2. Les entreprises peuvent ensuite déduire ces indemnités de leurs charges, sous certaines conditions.
Pourquoi automatiser le suivi des frais kilométriques ?
Le suivi manuel des frais kilométriques peut s’avérer fastidieux et source d’erreurs pour les salariés comme pour les gestionnaires. En automatisant cette tâche, plusieurs avantages se dégagent :
- Gain de temps : fini le temps passé à remplir des tableaux Excel ou des formulaires papier, l’automatisation permet de gagner un temps précieux pour les collaborateurs et les services administratifs.
- Simplification : les solutions d’automatisation simplifient le processus en enregistrant automatiquement les déplacements et en calculant directement les indemnités kilométriques.
- Réduction des erreurs : les erreurs de saisie ou de calcul sont quasiment éliminées grâce à l’automatisation, ce qui permet d’éviter des régularisations ultérieures.
- Optimisation fiscale : une meilleure traçabilité et un suivi rigoureux des frais kilométriques permettent aux entreprises de maximiser leur déduction fiscale et d’éviter tout risque de redressement en cas de contrôle.
Comment automatiser le suivi des frais kilométriques ?
Pour automatiser le suivi des frais kilométriques, plusieurs solutions existent sur le marché. Voici quelques pistes pour vous aider à choisir la solution la plus adaptée à vos besoins :
- Les applications mobiles : nombreuses sont les applications qui permettent d’enregistrer facilement ses déplacements professionnels et de générer automatiquement un récapitulatif des frais kilométriques. Ces applications sont souvent dotées de fonctionnalités avancées, comme la géolocalisation ou l’intégration avec d’autres services (agenda, CRM, etc.).
- Les logiciels de gestion des notes de frais : certaines solutions de gestion des notes de frais intègrent également des modules dédiés au suivi des frais kilométriques. Ces logiciels permettent de centraliser l’ensemble des dépenses professionnelles et d’améliorer ainsi la visibilité sur les coûts liés aux déplacements.
- Les systèmes embarqués dans les véhicules : certains véhicules sont équipés de dispositifs permettant d’enregistrer automatiquement les parcours et les distances parcourues. Ces données peuvent ensuite être exploitées pour générer un rapport de frais kilométriques et simplifier le suivi pour les collaborateurs.
Quels critères prendre en compte pour choisir une solution d’automatisation ?
Pour choisir la solution d’automatisation la plus adaptée à votre entreprise, plusieurs critères sont à prendre en compte :
- La simplicité d’utilisation : privilégiez une solution facile à prendre en main et qui ne nécessite pas de formation spécifique pour vos collaborateurs.
- L’intégration avec votre système d’information : assurez-vous que la solution choisie puisse s’intégrer facilement avec vos autres outils (logiciel de comptabilité, ERP, etc.).
- La fiabilité et la précision des données : vérifiez que la solution offre une traçabilité complète des déplacements et un calcul fiable des indemnités kilométriques.
- Le coût de la solution : comparez les différents tarifs proposés et optez pour une solution offrant le meilleur rapport qualité-prix en fonction de vos besoins.
En adoptant une solution d’automatisation du suivi des frais kilométriques, vous offrez à vos collaborateurs un gain de temps et de sérénité, tout en optimisant la gestion des dépenses professionnelles au sein de votre entreprise. Ne perdez plus une minute et étudiez les différentes solutions disponibles pour faire le bon choix.
