La Déclaration Sociale Nominative (DSN) : un enjeu majeur pour les entreprises et les salariés

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) constitue une avancée majeure dans la simplification des démarches administratives des entreprises et la réduction des erreurs de transmission. Ce dispositif, mis en place progressivement depuis 2013, a pour objectif de faciliter la transmission des données sociales entre les entreprises et les organismes de protection sociale. Découvrons ensemble les enjeux et les impacts de cette mesure sur le quotidien des employeurs et des salariés.

Qu’est-ce que la Déclaration Sociale Nominative (DSN) ?

La Déclaration Sociale Nominative est une déclaration unique mensuelle qui vise à remplacer l’ensemble des déclarations sociales réalisées par les entreprises auprès des différents organismes de protection sociale (URSSAF, Pôle emploi, caisses de retraite, etc.). Elle permet ainsi de simplifier et d’uniformiser ces démarches en collectant toutes les informations sociales liées aux salariés au sein d’un même document.

La DSN repose sur la transmission électronique sécurisée des données issues du système d’information de gestion de la paie. Elle doit être effectuée par l’employeur ou son mandataire (expert-comptable, centre de gestion agréé, etc.) selon une fréquence mensuelle, au plus tard le 5 ou le 15 du mois suivant selon la taille de l’entreprise.

Les objectifs et avantages de la DSN

La mise en place de la DSN répond à plusieurs objectifs, parmi lesquels :

  • Simplifier les démarches administratives des entreprises en regroupant l’ensemble des déclarations sociales dans un seul et même document,
  • Rationaliser le processus de collecte des données sociales en évitant les doublons et les erreurs de saisie,
  • Améliorer la qualité et la fiabilité des données transmises aux organismes de protection sociale,
  • Faciliter le contrôle et le suivi des dossiers pour les entreprises, les salariés et les administrations concernées.

Au-delà de ces objectifs généraux, la DSN présente également plusieurs avantages pour les employeurs :

  • Gains de temps dans la réalisation des démarches administratives,
  • Réduction des risques d’erreurs et de contentieux liés aux déclarations sociales,
  • Optimisation du suivi des dossiers sociaux pour une meilleure gestion des ressources humaines.

L’impact de la DSN sur les entreprises et leurs salariés

Pour mettre en place la DSN, les entreprises ont dû se doter d’un logiciel de paie compatible avec ce dispositif. Cette adaptation a été facilitée par l’accompagnement du GIP-MDS (Groupement d’intérêt public – Modernisation des déclarations sociales), qui a élaboré un cahier des charges précis et mis en place un processus de certification des logiciels de paie.

La DSN a également eu un impact sur la gestion des ressources humaines au sein des entreprises. En effet, la centralisation des données sociales nécessite une mise à jour régulière des informations concernant les salariés (embauches, départs, absences, etc.). Cela implique donc une coordination accrue entre les services concernés (RH, paie, comptabilité) et une sensibilisation de l’ensemble des acteurs à l’importance de la qualité des données transmises.

Enfin, la DSN a également modifié certaines habitudes pour les salariés eux-mêmes. Par exemple, les demandes d’attestations employeur destinées à Pôle emploi sont désormais dématérialisées et directement accessibles par l’organisme depuis la DSN. De même, les déclarations d’accident du travail ou de maladie professionnelle sont intégrées dans la DSN, ce qui facilite le suivi de ces dossiers pour les salariés concernés.

Les perspectives d’évolution de la Déclaration Sociale Nominative

Depuis sa mise en place progressive en 2013, la DSN a largement été adoptée par les entreprises françaises. En 2020, près de 1,8 million d’établissements étaient concernés par cette obligation déclarative. Toutefois, le dispositif continue d’évoluer pour intégrer de nouvelles fonctionnalités et simplifier encore davantage les démarches administratives.

Parmi les évolutions prévues ou envisagées :

  • Le développement d’une version européenne de la DSN, afin de faciliter les échanges entre les entreprises et les administrations des différents pays membres,
  • L’intégration de nouvelles déclarations sociales dans la DSN, comme la déclaration annuelle des données sociales (DADS) ou la déclaration trimestrielle de chiffre d’affaires pour les travailleurs indépendants,
  • La prise en compte des spécificités propres à certaines entreprises ou secteurs d’activité, pour une meilleure adaptation aux besoins des utilisateurs.

Ainsi, la Déclaration Sociale Nominative s’inscrit dans une démarche globale de simplification et de modernisation des relations entre les entreprises, leurs salariés et les organismes de protection sociale. Ce dispositif est amené à se développer et à s’améliorer au fil du temps, afin de répondre toujours mieux aux enjeux actuels et futurs en matière de gestion des données sociales.